Generales

La 32e FILH 2024 ouvrira à nouveau ses portes au siège historique de la Forteresse de San Carlos de La Cabaña, où se tiendront des conférences professionnelles et culturelles, destinées principalement aux écrivains, éditeurs, libraires, agents littéraires, distributeurs, illustrateurs, bibliothécaires, enseignants, promoteurs et tous ceux qui s'intéressent au livre et à la lecture.

Durant ces dix (10) jours, les amateurs de lettres pourront participer aux différentes propositions de l'événement : présentations de livres, conférences, ateliers, en plus de promouvoir les négociations entre professionnels cubains et étrangers.

Parmi les activités qui se démarquent figurent celles liées aux auteurs honorés, les dédicaces de l'événement, le projet Cuba Digital, la Rencontre des Jeunes Écrivains et le Forum des Affaires. En outre, la Salon Professionnelle du Livre, organisée par l'Agence Littéraire Latino-américaine, se tiendra avec la participation de divers spécialistes et servira de point de rencontre pour les négociations liées au droit d'auteur, la conclusion d'accords, de pactes et d'intentions entre éditeurs, auteurs, éditeurs, distributeurs, libraires, agents et autres professionnels accrédités présents à l'événement. De même, il y aura des panels, des tables rondes et des conférences liées à l'industrie de l'édition, dans un espace qui aura accès à Internet, au courrier électronique et à la reproduction de documents, entre autres avantages technologiques.

1.Participation en tant que Professionnel

 (éditeurs, libraires, distributeurs, illustrateurs, agents littéraires, traducteurs, bibliothécaires, designers, représentants de l'industrie graphique et tous les acteurs de la chaîne de valeur du livre) : 

En vous accréditant en tant que Professionnel (ANNEXE 3 ), vous pourrez :

a) Obtenir un identifiant qui vous permettra d'entrer dans le parc des expositions et de vous rendre dans tous les sous-sites.

b) Effectuer vos achats le premier jour de la Foire.

c) Participer aux activités du programme académique et littéraire.

d) Profiter des présentations de livres et du vaste programme culturel proposé par l'événement.

e) Accéder aux tables de travail, organiser des rendez-vous et avoir accès aux services offerts au Salon Professionnel du Livre.

1.1. Présentations de livres

a) Les présentations de livres auront lieu dans des salles aménagées à cet effet et seront gérées via la demande de présentation de livres (ANNEXE 7 ), téléchargeable sur le site www.filhcuba.cu

b) Pour faire la Demande de présentation de livres, il est obligatoire de joindre les documents suivants :

▪ Au format PDF, synopsis et biographie de l'auteur de chaque titre.

▪ Photographie de l'auteur avec une bonne résolution.

▪ Le synopsis du livre et la biographie de l'auteur doivent être envoyés dans le même document Word, d'une longueur maximale de 400 mots, en typographie Arial 12 points.

▪ Tous les synopsis, biographies et photographies reçus seront publiés dans le Programme Général de la FILH, sur le site Internet susmentionné.

c) Toute la documentation relative au sous-paragraphe b doit être envoyée avant le 30 novembre 2023 à direccion@loynaz.cult.cu, correspondant au Responsable des salles de présentation et de cérémonie FILH 2024.

d) Le Comité d'Organisation de la Foire Internationale du Livre se réservera le droit d'approuver ou non la participation, après avoir examiné et analysé les informations fournies par le candidat. La décision est sans appel.

e) Une fois la participation confirmée et formalisée par le responsable des salles de présentation et des cérémonies de la FILH 2024, le candidat devra soumettre ladite demande à la Chambre Cubaine du Livre et à son Groupe de Foires pour la facturation et l'exécution du paiement.

f) Le paiement des salles de présentation se fera en correspondance avec les tarifs suivants :

Pour les nationaux :

Pour les étrangers :

Le paiement des salles de présentation sera effectué par virement bancaire ou par chèque personnel ou certifié avant le début de l'événement, dont le processus de recrutement, de facturation et de recouvrement sera suivi directement par le Groupe des Foires Internationales de la Chambre Cubaine du Livre (ANNEXE 7 ). Le Comité d'Organisation se réserve le droit de suspendre la présentation si le paiement n'est pas exécuté dans les termes établis dans le contrat ou la demande.

2. Participation de l’Exposant

a) L'Exposant peut formaliser son intérêt à participer en envoyant le Demande de participation à la FILH et la documentation légale (ANNEXE 1 ).

b) Si sa participation est acceptée, l'Exposant doit procéder à compléter et envoyer la documentation que nous listons ci-dessous :

2.1 Pour les exposants étrangers nouvellement participants  :

Ils doivent afficher en espagnol ou en anglais de manière précise et lisible la documentation énumérée ci-dessous, ou la présenter au moyen d'une acte notarié où elle reflète les données suivantes :

a) Copie de la création ou de l'acte constitutif de l'entité devant un notaire ou un organisme autorisé du pays d'origine.

b) Lettre de représentation en original ou copie, devant notaire, de la personne qui représentera l'Exposant, au cas où le représentant légal ou le directeur de l'entité ne participerait pas à la Foire.

c) Photocopie du registre du commerce ou de l'acte prouvant la validité de l'Exposant, dont une mise à jour doit être soumise au moins six (6) mois avant la date d'ouverture de la manifestation.

d) Photocopie du passeport ou du DNI de la personne qui représentera légalement l'Exposant, ainsi que des représentants du stand, le cas échéant.

e) L'Exposant qui représente un ou plusieurs labels d'édition et/ou distributeurs doit présenter une procuration en original ou en copie certifiée conforme au moment de la candidature, au moins six (6) mois avant la date d'ouverture de la manifestation.

2.2 Pour les Exposants étrangers ayant participé de manière continue à la FILH :

a) Photocopie des passeports ou DNI du représentant de l'Exposant, ainsi que des représentants du stand, le cas échéant.

b) Photocopie du registre ou de l'acte de commerce, mis à jour au plus tard six (6) mois à compter de sa présentation devant le Spécialiste du Groupe des Foires Internationales, qui prouve la validité de l'entité.

c) L'Exposant qui représente un ou plusieurs labels d'édition ou distributeurs devra présenter, dans l'acte de demande, une procuration en original ou photocopie au moins six (6) mois avant la date d'ouverture de la manifestation.

2.3 Pour les bureaux diplomatiques accrédités à Cuba :

a) Photocopie du document officiel qui l'accrédite comme ambassadeur et qui l'investit comme représentant légal.

b) Note verbale au Ministère de la Culture et au Ministère des Relations Extérieures sollicitant formellement l'intérêt à participer à l'événement, avec l'autorisation appropriée des deux organisations.

c) Photocopies de la pièce d'identité personnelle du représentant du stand.

2.4 Pour les exposants nationaux :

a) Certification juridique de l'entité en original, signée par le conseiller juridique et avec le numéro du Registre Général des Juristes du Ministère de la Justice.

2.5 Pour les entités de gestion non étatiques. Travailleurs Indépendants, Coopératives de Production Non Agricoles et Micro, Moyennes et Petites Entreprises (MIPYMES) :

a) Ils doivent présenter la documentation légale qui accrédite leur forme de gestion non étatique, conformément à la réglementation établie pour chacun d'eux.

2.6 Pour tous les exposants :

La documentation légale doit être accompagnée de :

a) Toutes les annexes qui s'appliquent à l'Exposant.

b) Dans le cas où l'annexe 11 s'applique, la liste des autres produits, autres que les livres, autorisés à la vente, doit être fournie, accompagnée d'une image visuelle de ceux-ci.

REMARQUE : Les titres et/ou produits NON déclarés dans les annexes ne seront pas autorisés à l'exposition ou à la vente, et le Comité d'Organisation se réserve le droit de les retirer du stand, de les confisquer par l'intermédiaire de la Douane Général de la République et/ou de fermer le stand sans remboursement du paiement préalablement effectué pour la location de l'espace et des prestations.

2.7. L’Exposant, une fois sa participation formalisée, aura le droit de :

a) Pour être inclus dans le Catalogue des Exposants, pour lequel vous devez envoyer votre Demande de Participation (ANNEXE 1 ) avant le 31 octobre 2023.

b) Faire des présentations de livres de son catalogue ou d'autres activités du Programme Général de la FILH. Pour ce faire, ils doivent respecter les dispositions du point 1.1 de ces Règles de Participation.

c) Participer au Programme Professionnel en tant qu'auditeur ou conférencier, sur demande auprès du coordinateur du Salon Professionnel (Téléphones : (53) 7830 9608 /7832 95 26 extension téléphonique 105 et 110, email : agencelit@ccl.cult.cu). Si vous proposez de tenir une conférence ou un atelier, vous devez recevoir une confirmation. La demande de participation au Salon Professionnel du Livre (voir ANNEXE 6) peut être téléchargée sur le site www.filhcuba.cu

3. Exposition, presentation, commercialisation et promotion de livres et magazines à la FILH 

a) Les publications dites « soldes » doivent avoir la qualité littéraire et la présence adéquate pour leur commercialisation.

b) Les publications doivent afficher leurs codes ISBN ou ISSN respectifs, selon le cas, ainsi que les prix de celles-ci et de leurs articles associés. Si cette condition n'est pas remplie, la marchandise sera traitée comme suit :

● Pour l'Exposant national : retraits immédiats du parc des expositions.

● Pour l'Exposant étranger : retiré et confisqué devant la Douane Générale de la République pour remise à l'Exposant à la fin de la foire et réexportation vers le pays d'origine.

● Si vous êtes récidiviste, vous serez sanctionné sans AUCUNE participation aux éditions ultérieures, et il appartiendra au Comité d'Organisation de statuer sur la pérennité de la sanction.

c) La commercialisation de livres et d'articles associés à des prix spéculatifs, visant à dénigrer, intentionnellement ou non, l'image de l'événement est interdite. Le Comité d'Organisation se réserve le droit de fermer le stand et de ne pas rembourser le paiement effectué pour la location de l'espace et des prestations associées. Dans le cas d'Exposants étrangers, la non-autorisation de change et de rapatriement des sommes résultant des ventes s'appliquera.

d) La proportion autorisée pour la commercialisation de produits autres que des livres sera de 5% par rapport à la marchandise totale déclarée à l'Annexe 11. Dans le cas d'Exposants étrangers, elle doit également coïncider avec la facture présentée à la Douane.

e) Les produits autres que les livres ne peuvent être vendus que s'ils entrent dans la gamme de fournitures scolaires et de bureau énumérée ci-dessous : agendas, cahiers, dossiers en plastique ou en carton, classeurs, crayons d'écriture et de couleur, stylos, feutres, gommes et colle, taille-crayons scolaires en plastique de petit format, agrafeuses, porte-mines, mines, tempera, pinceaux, agrafes (de tout type), organiseurs de bureau, ciseaux, règles, équerres, demi-cercles, compas, crayons de couleur, blocs-notes, trousses scolaires, surligneurs, correcteurs de bureau, mémos, calculatrices, cartes du monde. Dans le cas des agendas, marque-pages et puzzles, ils peuvent être commercialisés à condition que leurs couvertures et pages intérieures reproduisent des images d'écrivains, de couvertures de livres ou de personnages de la littérature nationale et/ou étrangère.

Il faut tenir compte du fait que ces produits ne doivent pas afficher d’images publicitaires. Ils doivent également être préalablement soumis à l'approbation du Comité d'Organisation. La présentation des échantillons peut se faire via le catalogue numérique à feria@ccl.cult.cu ; s'il s'agit d'un échantillon imprimé ou physique, il doit être envoyé par courrier postal aux bureaux de la Chambre Cubaine du Livre, situés Calle 15, entre B et C, n° 602, Vedado, Plaza de la Revolución, La Havane.

f) Dans le cas d'articles technologiques, ceux-ci seront commercialisés sans contenu et les ventes ne seront autorisés qu'aux Exposants acceptés par le Comité d'Organisation. Seuls les produits suivants seront commercialisés : tablettes (avec leurs accessoires), e-readers (avec leurs accessoires), phablettes (avec leurs accessoires), mémoires flash (USB), mémoires microSD et disques externes.

4. Le Comité d'Organisation n'est pas responsable des marchandises non autorisées ou de celles qui ne sont pas déclarées en Douane.

5. Les articles approuvés dans le cadre de la promotion de l'événement ne peuvent être commercialisés que par des sponsors portant les logos de l'événement.

6. L'Exposant, une fois sa participation confirmée, est tenu d'envoyer la facture, qui doit coïncider avec les produits préalablement approuvés par le Comité d'Organisation et listés dans les ANNEXES 4 et 12.

7. Afin d'éviter l'effet colonisateur des symboles promus par les grandes transnationales de communication, la littérature pour enfants et jeunes exposée ou commercialisée doit être variée et son contenu visera à encourager la sensibilité des enfants aux histoires et aux images autochtones issus de cultures différentes, tout en promouvant des valeurs universelles. Il peut s'agir d'éditions nationales de littérature universelle.

8. Afin de maintenir le prestige acquis par les éditions précédentes de la Foire, dans le cas de la littérature pour adultes, les titres exposés doivent promouvoir les valeurs exposées dans les sections précédentes, c'est-à-dire qu'ils doivent être des œuvres d'un haut niveau culturel et littéraire. En ce sens, le Comité d'Organisation se réserve le droit de retirer de l'événement les publications sans rapport avec l'esprit dans lequel il est organisé.

9. Les marchandises envoyées à la FILH qui ne répondent pas aux exigences énoncées à l'article 3 et ses sous-sections correspondantes seront retenues et confisquées par la Douane Général de la République.

10. En règle générale, la location de nouveaux espaces ne sera pas acceptée une fois la FILH démarrée.

11. Aucun Exposant ne peut vendre ou sous-louer un stand ou une partie de celui-ci.

12. Le Comité d'Organisation a le droit d'accepter ou non le candidat et d'exclure de la FILH tout Exposant, représentant légal ou gérant de stand qui accomplit des actes qui portent atteinte à l'intégrité de l'événement, rompent son harmonie ou altèrent les activités du reste des Exposants (voir articles 9.5, 9.6 et 9.7). L'Exposant qui commettra ces actes sera immédiatement expulsé du parc des expositions, sans droit au remboursement des frais de participation et se verra interdire de participer aux foires successives, jusqu'à nouvel examen par le Comité d'Organisation (voir ANNEXE 8 ).

13.Recrutement

13.1. Une fois la demande de participation évaluée et approuvée, l'espace intéressé sera réservé jusqu'à la conclusion du contrat.

13.2. La Chambre Cubaine du Livre attribuera aux exposants le contrat de location de l'espace et des services connexes. Ils seront répartis en six (6) groupes :

● Sponsors de l'événement.

● Collaborateurs de l’événement.

● Entrepreneurs par partage ou échange d'espaces.

● Éditoriaux.

● Libraires.

Pour les personnes accréditées dans les Guildes et Chambres qui exercent exclusivement cette activité, sur présentation des documents qui les justifient légalement, en plus de la relation indiquée sur la facture, une réduction de 10% sur le coût de la location sera appliquée.

● Autres (contrat commun Exposant).

13.3. Jusqu'au 30 novembre 2023, les contrats signés seront conclus et tamponnés sur chacune de ses pages, qui seront ensuite remises sans aucune modification à la Chambre Cubaine du Livre. Ces documents peuvent être numérisés et envoyés par email.

13.4. La signature du contrat implique la reconnaissance et l'acceptation de l'espace et de tous les services associés contractés, ainsi que des Règles de Participation.

13.5. Pour tous les cas de recrutement, des factures seront générées et devront être payées intégralement avant le 15 décembre 2023, date à laquelle le processus d'assemblage devrait commencer.

14. Repartition et attribution des espaces

a) La responsabilité de la distribution et de l'attribution des espaces dans le parc des expositions incombe uniquement à la Chambre Cubaine du Livre, au nom du Comité d'Organisation et en correspondance avec les intérêts de cet organisme, en fonction de l'état épidémiologique existant dans le pays, de la proposition de mesures spéciales les projets, les livres et articles associés à exposer ou à commercialiser, la conduite maintenue par l'Exposant dans les éditions précédentes, les années de participation, la nombre de mètres demandées et, principalement, le paiement rapide.

b) Les stands seront attribués sur la base de la location, du paiement conséquent et du paiement de 100% des dettes, ce qui permettra d'établir un ordre de priorité aux sponsors.

c) Pour l'attribution des places, la candidature déposée sera prise en compte. En cas de non-obtention de l’attribution en raison d'une réservation antérieure, le candidat se verra attribuer un autre emplacement. Son acceptation ou son refus doit être communiqué par écrit par les voies prévues à cet effet.

15. Modification et suspension de la localisation des espaces

a) En vertu de causes exceptionnelles, le Comité d'Organisation a le pouvoir, pour un montant de paiement similaire, de modifier l'espace et l'emplacement réservés par l'Exposant, sans que celui-ci puisse exiger un quelconque remboursement.

b) L'échange, la cession ou la sous-location à des tiers de l'espace contracté est expressément interdit.

c) Si, pour cause de Force Majeure ou de Cas Fortuit, il est impossible de réaliser l'événement à la date ou dans les lieux prévus, le Comité d'Organisation pourra les modifier, en maintenant automatiquement les conditions convenues avec l'Exposant dans le contrat signé. Uniquement si l'Exposant notifie sa volonté de ne pas assister à l'événement à sa nouvelle date et/ou espace, le Comité d'Organisation remboursera 85% du montant payé sans que l'Exposant puisse prétendre à une indemnisation, et le Supplément au contrat sera immédiatement résilié entre les deux parties à compter de la date de notification par l'Exposant.

16. Modification des surfaces

a) Pour obtenir une réduction ou une extension de l'espace contracté une fois le Supplément au contrat signé, l'Exposant doit en faire la demande (ANNEXE 1 ) au moyen d'un document écrit signé et tamponné par son représentant légal.

b) Pour obtenir une prolongation, le Comité d'Organisation répondra à votre demande dans la mesure où il existe une réelle disponibilité de places. A défaut, le contrat conclu précédemment restera inchangé.

17. Modalité des espaces pouvant être contractés

a) Stands modulaires de dimensions : 6 m², 8 m², 10 m², 12 m², 14 m², 16 m², 18 m², 25 m², coffres complets. Dans tous les cas, une largeur de 2 m doit être respectée.

b) Espaces intérieurs non montés avec des dimensions similaires au chiffre précédent.

c) Les espaces extérieurs avec tentes seront attribués en fonction des disponibilités.

d) Les espaces extérieurs non montés, dont les dimensions sont similaires au sous-paragraphe a, seront attribués selon la disponibilité.

18. Prix, conditons et mode de paiment

18.1 Le tarif de location pour les Exposants Étrangers au m² sera de :

a) Le paiement sera effectué par virement bancaire, en utilisant les passerelles de paiement approuvées pour l'événement : Prelasa et Soy Cubano, dans la devise internationale convenue ou spécifiée dans le contrat, au taux de change officiel du jour de la transaction. Les frais financiers seront à la charge de l'Exposant. Dans chaque cas, il est nécessaire de préciser la prestation pour laquelle le paiement est effectué.

b) Les exposants qui paient par virement bancaire peuvent également utiliser les comptes bancaires des banques correspondantes à l'étranger qui font office d'intermédiaires et qui sont détaillées ci-dessous :

c)

d) Une fois l'opération de transfert effectuée, par l'un des itinéraires proposés, ils enverront la preuve de paiement au Groupe de Foire.

e) Le paiement sur le territoire national ne sera autorisé qu'expressément et exceptionnellement par le Comité d'Organisation.

f) Les paiements en espèces ne seront pas acceptés.

18.2 Le tarif de location des Exposants nationaux au m² sera de :

a) Pour tous les espaces pouvant être contractés : 1900,00 CUP par m². Ce tarif ne sera modifié que dans des cas exceptionnels et avec autorisation préalable du Comité d'Organisation.

b) Le paiement s'effectuera par virement bancaire, chèque personnel ou attestation.

c) Les paiements en espèces ne seront pas acceptés.

d) Les services connexes et/ou moyens supplémentaires demandés seront contractés indépendamment et, selon les disponibilités existantes, ils seront livrés après paiement effectué au Centre de Service Exposants FILH. Informations sur les prix (ANNEXE 5 ).

e) Fournitures couvertes par le prix de location de l'espace :

f) Services qui incluent la valeur de la location de l'espace :

● Badges des exposants.

● Nettoyage en dehors de la zone du stand.

● Surveillance en dehors des heures d'exposition.

● Éclairage général.

● Libellé de l'entité (jusqu'à 20 caractères).

● Inclusion dans le Catalogue des Exposants.

● Invitation au cocktail de bienvenue.

19.Fonctionnement des stands

19.1 L'Exposant qui souhaite louer uniquement l'espace (stand non monté), devra adresser le projet d'aménagement de l'espace du stand avant le 15 décembre 2023. La hauteur de la façade ne doit pas dépasser 2,80 m.

19.2 Les éléments (panneaux, façades, traverses, colonnes) utilisés dans l'assemblage obéissent à la conception d'un module standard. Le coût de l'utilisation d'éléments supplémentaires non conformes au montage habituel de la FILH est à la charge de l'Exposant (ANNEXE 5 ).

19.3 Les Exposants étrangers qui demandent des accréditations pour des professionnels ou des Exposants, paieront le tarif de paiement correspondant, selon la procédure établie dans le présent Règlement (ANNEXES 2 et 3 ).

19.4 La ou les formes de commercialisation adoptées à l'intérieur du stand, ainsi que leurs conséquences, seront sous la seule responsabilité de l'Exposant. En aucun cas la contravention aux dispositions en vigueur dans le pays ne sera admise.

19.5 Le parc des expositions est un site du patrimoine mondial, il est donc interdit de retenir ou de coller tout matériau sur le sol, les murs, les colonnes, les barreaux, les portes et les fenêtres. Les dommages causés par des décisions non consultées devront être réparés par l'Exposant conformément au règlement établi par le parc des expositions.

19.6 Le Comité d'Organisation se réserve le droit de retirer tout élément décoratif ou promotionnel qu'il estime non conforme aux Règles de Participation.

19.7 Ne seront pas autorisés les sons qui gênent les autres exposants, les participants et le grand public, tels que : la musique forte, les cris d'annonce agressive des produits à vendre et autres similaires. Celles-ci constituent quelques-unes des exigences qui seront prises en compte pour maintenir l'harmonie et la synergie attendues dans les espaces d'exposition et commerciaux de la FILH. En cas de réclamation récurrente, le Comité d'Organisation notifiera sa faute au contrevenant, pour la cessation immédiate de l'activité ayant donné lieu à l'infraction. Si, même après avoir été averti, l'Exposant persiste à exercer les activités qui ont donné lieu aux réclamations, les organisateurs de l'événement retireront le matériel et/ou les supports audio ou expulseront la personne impliquée du stand, sans droit de réclamation de la part de l'Exposant.

19.8 Les stands qui n'auront pas été occupés avant 18h00 la veille du début de l’événement, sauf arrivée anticipée de l'Exposant, seront considérés comme vacants et pourront être réaffectés pour examen par le Comité d’Organisation. Ce Comité n'est pas responsable de l'attribution d'un nouvel emplacement à l'Exposant absent, ni des frais d'importation. Les frais de location du stand ne seront pas remboursés.

19.9 Dans le cas où l'Exposant arrive au parc des expositions après le début de la manifestation, le montant total du stand sera facturé, quels que soient les jours d'occupation.

19.10 L'espace d'exposition restera ouvert de 10h00 à 18h00 du lundi au vendredi. Les samedis et dimanches, il débutera de 9h00 à 18h00. Les exposants garantiront leur présence une (1) heure avant l'ouverture de la FILH. Une fois le parc des expositions ouvert, la garde de l'espace loué sera à la charge de l'Exposant. Les représentants seront chargés de garantir la fonctionnalité du stand tout au long de l'événement et devront être présents pendant l'ouverture du stand.

19.11 La remise du modèle de rapport quotidien des ventes est obligatoire, dont les données doivent être correctement saisies et signées. C'est un engagement de chaque responsable et/ou représentant légal du stand de garantir la véracité des informations reflétées dans ce document. Le Comité d'Organisation n'est pas responsable des inconvénients qui pourraient survenir du fait de l'Exposant.

19.12 Il est interdit à tout Exposant d'effectuer des modifications non autorisées par le Comité d'Organisation sur ses stands, ainsi que d'utiliser des zones qui ne correspondent pas à l'espace contracté, telles que les couloirs, les zones attenantes ou les accès à les activités promotionnels et/ou commerciaux, sauf autorisation du Comité d'Organisation.

19.13 La décoration et le mobilier des stands fournis par l'Exposant doivent être disposés de manière à ne pas gêner l'ambiance générale, à ne pas obstruer les zones de passage et à ne pas envahir les stands adjacents. En cas de non-respect, le Comité d'Organisation pourra procéder aux aménagements nécessaires même sans l'accord de l'Exposant, toutes les dépenses générées par lesdits mouvements étant alors à la charge de ce dernier.

19.14 Les exposants et leur personnel entreront dans le parc des expositions par le point d'accès désigné par les organisateurs de l'événement et il sera strictement obligatoire d'être munis des accréditations acquises, documentation personnelle et incessible.

19.15 Durant le déroulement de la manifestation, il est interdit aux Exposants et au personnel travaillant directement ou indirectement avec eux d'introduire et d'ingérer des boissons alcoolisées à l'intérieur du stand. De même, il leur est interdit de paraître ivre ou de consommer toute autre substance altérant leurs facultés physiques et mentales.

20. Montage et démontage

20.1 L'Exposant dispose d'un délai de sept jours avant le début de la manifestation pour le montage et le transport des fournitures et marchandises au parc des expositions, délai pendant lequel il recevra, par le biais de l’acte de livraison-réception, le mobilier et les accessoires préalablement demandés au Comité d'Organisation.

20.2 Le démontage débutera le lendemain de la clôture de l'événement et durera 72 heures, comptées à partir de 08h00 ce jour-là, se terminant à 17h00 le troisième jour après l'événement. C'est le délai d'extraction des affaires de l'Exposant, avec autorisation documentaire préalable du coordinateur du pavillon, qui comprendra également la remise des moyens fournis par le Comité d'Organisation. Quant aux moyens supplémentaires contractés dans l'entrepôt de montage, ils seront restitués par le responsable du stand, une fois l'événement terminé, au lieu d'origine.

20.3 Aucun Exposant ne pourra démonter son stand avant la date prévue. En cas de violation de cette clause, le Comité d'Organisation suspendra la participation du défaillant aux éditions ultérieures.

20.4 Une fois le démontage terminé, l'Exposant est tenu de remettre le stand et les moyens contractés en parfait état au personnel désigné par la Chambre Cubaine du Livre. L'Exposant sera considéré comme responsable de tout dommage ou perte subis par les stands et moyens, assumant le paiement de leur valeur avant de quitter le parc des expositions.

20.5 Les supports seront livrés à l'entrepôt de montage au moyen d'un Acte de livraison et de retour des supports contractés dans les espaces loués, dont l'Exposant est responsable (ANNEXE 10 ).

20.6 Il est interdit aux exposants de réaliser des activités de montage et de démontage pendant les jours de l’événement sans autorisation préalable du Comité d'Organisation.

20.7 Il est de l'obligation de chaque Exposant de dresser un inventaire du mobilier et des accessoires qu'il introduit dans le parc des expositions pour l'usage exclusif du stand. Inventaire qui à l'arrivée sera remis au responsable de l'espace ou du pavillon. L'inventaire doit être signé par les deux parties, afin de l'enregistrer à toutes fins légales. Le document sera mis à jour chaque fois que des actifs supplémentaires seront introduits.

20.8 Les matériaux d'emballage ou ceux utilisés pour le montage du stand, la signalétique, la publicité et autres décorations similaires, devront être localisés par l'Exposant aux endroits prévus à cet effet par le Comité d'Organisation.

21. Accreditation

21.1 Le processus d'accréditation sera obligatoire pour toute personne travaillant directement à l'événement, et seules celles autorisées par le Comité d'Organisation seront exonérées de paiement.

21.2 Le Comité d'Organisation se réserve le droit d'attribuer les catégories de titres en fonction de l'activité qui correspond et déclare chaque candidat. Cette cession est irrévocable.

21.3 Prix du badge

a) L'acquisition des badges pour les professionnels et les assureurs, qu'ils soient des personnes morales ou physiques, ne sera possible que par le biais d'un contrat ou d'un supplément (en fonction de la relation antérieure), préalablement signé avec la Chambre Cubaine du Livre. Le paiement des accréditations doit être effectué avant le début de l'événement par virement bancaire ou chèque personnel.

b) Dans les cas où il est nécessaire d'acquérir de nouveaux identifiants une fois l'événement ouvert, l'intéressé présentera sa demande pour procéder au même mode de paiement.

c) Une fois le paiement des badges effectué, celles-ci pourront être récupérées entre le 10 et le 30 janvier 2024, de 14h00 à 17h00, au siège de la Chambre Cubaine du Livre. À compter du 5 février 2024, les exposants, professionnels et assureurs pourront acheter leurs identifiants directement au Centre de Services aux Exposants, aux horaires établis au parc des expositions. La livraison ne sera effectuée qu'au représentant légal et/ou gérant du stand. Si cela n’est pas possible, une autorisation d’encaissement signée par le représentant légal devra être présentée.

22. Attention aux exposants

22.1 La FILH disposera d'un Centre de Service aux Exposants qui fonctionnera à partir du lundi 5 février 2024, à 10h00, au parc des expositions de la Forteresse de San Carlos de La Cabaña. Ce centre fournira des services aux exposants, aux professionnels, aux invités et aux assureurs et concernera l'information, l'accréditation, les contrats, l’encaissement, le stockage et la location de fournitures.

22.2 L'accueil officiel des Exposants aura lieu le mardi 7 février 2024, à 17h00.

23. Processus d’annulation

.

L'annulation de votre stand motivera le remboursement des avances versées pour votre participation selon les dates indiquées. Les frais financiers découlant de cette opération sont à la charge de l'Exposant :

24. Procédure de paiment et d’extraction des espèces résultant des ventes des Exposants étrangers

24.1 Chaque Exposant aura jusqu'à 72 heures après la fin de l'événement pour présenter une demande écrite à la Chambre Cubaine du Livre, dans laquelle il manifestera son intérêt à recevoir l'autorisation de change et, par conséquent, la demande d'extraction d'espèces devant la Banque Centrale de Cuba, selon les dispositions de la procédure émise par cette Entité.

24.2 Il est nécessaire de prouver l'inexistence de dettes pour les services reçus lors de l'événement.

24.3 Le document autorisant l'Exposant à effectuer le retrait d'espèces vers son pays d'origine sera délivré après preuve de paiement et restitution du matériel loué et stand au Centre Service aux Exposants.

24.4 Le Comité d’Organisation effectuera les démarches auprès des entités requises pour l'extraction d'argent et ne sera pas responsable du changement des limites autorisées car celles-ci dépendront de la disponibilité financière de la Banque Centrale de Cuba. De la même manière, le temps de gestion pour rendre efficaces les opérations bancaires dépendra de cette entité.

25. Participation à la Foire dans les différentes provinces

25.1 L'Exposant formalisera son intérêt en envoyant la Demande de Participation (ANNEXE 12 ).

25.2 Le Comité d'Organisation se réserve le droit d'approuver la participation, en tenant compte :

● Candidatures soumises.

● Conduite participative lors des événements précédents et à la 32e Foire Internationale du Livre de La Havane.

● Intérêts du Comité d'Organisation de chaque province.

25.3 Les sponsors et collaborateurs de l'événement seront prioritaires dans le processus de sélection, mais seulement si leur présence est garantie. Le reste correspond au Comité d’Organisation de chaque événement provincial.

25.4 Il est obligatoire d'importer des marchandises pour chaque province dans laquelle l'exposant sera autorisé à participer, en respectant les spécifications établies dans le présent document pour l'événement à La Havane. Pour ce faire, il devra envoyer la facture correspondante.

25.5 L'Exposant recevra une seule autorisation d'échange de devises et les limites dépendront du montant autorisé, car celles-ci dépendront de la disponibilité financière de la Banque Centrale de Cuba. De la même manière, le temps de gestion pour rendre efficaces les opérations bancaires obéira à cette entité.

25.6 Chaque province louera et facturera indépendamment le stand ou l'espace et les autres services qui seront accordés aux exposants.

26. Code vestimentaires

26.1 Le personnel présent à l'intérieur du stand doit être habillé de manière appropriée. Aucun vêtement ou accessoire susceptible d'offenser le public, les exposants ou autres participants, qu'ils soient ethniques, religieux, politiques ou sociaux, ne sera utilisé.

26.2 Il appartient aux Exposants de s'assurer que tout leur personnel respecte les dispositions de l'article précédent. En cas de manquement à cette règle, le personnel doit quitter le champ de foire ; la décision adoptée par le comité d'organisation sera définitive.

27. Mesures sanitaires

Le Comité d’Organisation de la Foire Internationale du Livre de La Havane et les autorités sanitaires du pays garantiront un espace sûr pour tous nos visiteurs, participants et exposants.