Generales

La 32^da FILH 2024 abrirá nuevamente sus puertas en la histórica sede de la Fortaleza San Carlos de La Cabaña, donde se celebrarán las jornadas profesionales y culturales, dirigidas en lo fundamental a escritores, editores, libreros, agentes literarios, distribuidores, ilustradores, bibliotecólogos, profesores, promotores y todos los interesados en el libro y la lectura.

Durante estos diez (10) días, los amantes de las letras podrán participar de las diversas propuestas del evento: presentaciones de libros, charlas, talleres, además de propiciar negociaciones entre los profesionales cubanos y extranjeros.

Dentro de las actividades que destacan, se encuentran las relacionadas con los autores homenajeados, las dedicatorias del evento, el proyecto Cuba Digital, el Encuentro de Jóvenes Escritores y el Foro de Negocios. Además, el Salón Profesional del Libro, organizado por la Agencia Literaria Latinoamericana, se desarrollará con la participación de diversos especialistas, y funcionará como punto de encuentro para negociaciones relacionadas con los derechos de autor, la concertación de convenios, pactos e intenciones entre editoriales, autores, editores, distribuidores, libreros, agentes y otros profesionales acreditados en el evento. Igualmente, se realizarán paneles, mesas redondas y conferencias vinculadas con la industria editorial, en un espacio que contará con acceso a internet, correo electrónico y reproducción de documentos, entre otras bondades tecnológicas.

Los contactos de trabajo podrán pactarse con antelación, mediante los teléfonos y las direcciones de correo que aparecen en esta convocatoria. El coordinador del Salón se encargará de realizar los enlaces necesarios entre las entidades y profesionales interesados en reunirse y organizar las sesiones de trabajo. También podrán concertarse estas sesiones durante el transcurso de la Feria en la propia sede del Salón Profesional. El acceso a los servicios que ofrece el espacio requiere de la acreditación como Profesional. No obstante, a los eventos que formen parte de este programa, se podrá acceder con las credenciales de Profesional, Expositor o Invitado.

Usted puede acceder a los documentos necesarios para realizar su inscripción a través de la página web del evento: www.filhcuba.cu

2. Participación del Expositor 

(persona jurídica que exhibe mercancía con carácter comercial o expositivo)

a)   El Expositor podrá formalizar su interés de participar mediante el envío de la Solicitud de participación en la FILH y la documentación legal (ANEXO 1 ).

b)     De ser aceptada su participación, el Expositor deberá proceder a completar y enviar la documentación que relacionamos a continuación:

2.1 Para Expositores extranjeros de nueva participación:

Deberán exhibir en idioma español o inglés y de forma precisa y legible la documentación que a continuación se relaciona, o presentarla a través de documento notarial donde refleje los siguientes datos:

a)          Copia de la Creación o Acta Constitutiva de la entidad ante notario público u organización facultada del país de origen.

b)          Carta de representación en original o copia, ante notario público, de quién representará al Expositor, en caso de no asistir a la Feria el representante legal o director de la entidad.

c)             Fotocopia del registro mercantil o escritura que pruebe la vigencia del Expositor, para lo cual deberá presentar una actualización con al menos seis (6) meses de antelación a la fecha de inauguración del evento.

d)           Fotocopia del pasaporte o DNI de la persona que representará legalmente al Expositor, así como de los representantes de stand, siempre que aplique.

e)             El Expositor que represente a uno o más sellos editoriales y/o distribuidores, debe presentar en el acto de solicitud un poder notarial en original o copia certificada, con al menos seis (6) meses de antelación a la fecha de inauguración del evento.

2.2 Para Expositores extranjeros que hayan participado de manera continuada en las FILH:

a)          Fotocopia de los pasaportes o DNI del representante del Expositor, así como de los representantes de stand, según proceda.

b)       Fotocopia del registro mercantil o escritura, actualizada con no más de seis (6) meses respecto a su presentación ante la Especialista del Grupo de Ferias Internacionales, que pruebe la vigencia de la entidad.

c)         El Expositor que represente uno o más sellos editoriales o distribuidores debe presentar, en el acto de solicitud, un poder notarial en original o fotocopia con al menos seis (6) meses de antelación a la fecha de inauguración del evento.

2.3 Para sedes diplomáticas acreditadas en Cuba:

a)          Fotocopia del documento oficial que lo acredita como Embajador, y que lo inviste como representante legal.

b)          Nota verbal al Ministerio de Cultura y al Ministerio de Relaciones Exteriores donde solicite formalmente el interés de participar en el evento, con la debida autorización de ambos organismos.

c)          Fotocopias del documento de identificación personal del representante del stand.

2.4 Para Expositores nacionales:

a)          Certificación legal de la entidad en original, firmada por el asesor jurídico y con el número del Registro General de Jurista del Ministerio de Justicia.

2.5 Para entidades de gestión no estatal. Trabajadores por Cuenta Propia, Cooperativas de Producción no Agropecuaria y Micro, Medianas y Pequeñas Empresas (MIPYMES):

a)        Deberán presentar la documentación legal que les acredite su forma de gestión no estatal, de acuerdo con las regulaciones establecidas para cada una de las mismas.

2.6 Para todos los Expositores:

La documentación legal debe estar acompañada de:

a)      Todos los anexos que aplican para el Expositor.

b)     En el caso de que aplique el Anexo 11 se debe entregar la relación de otros productos, que no sean libros, autorizados para su comercialización, junto con una imagen visual de los mismos.

NOTA: Los títulos y/o productos NO declarados en los anexos no serán permitidos para su exposición o venta, y el Comité Organizador se reserva el derecho de retirarlos del stand, decomisarlos a través de la Aduana General de la República, y/o cerrar el stand sin devolución del pago anteriormente erogado por el arrendamiento del espacio y servicios.

2.7. El Expositor, una vez formalizada su participación, tendrá derecho a:

a)        Ser incluido en el Catálogo de Expositores, para lo cual debe enviar su Solicitud de Participación (ANEXO 1) antes del 31 de octubre de 2023.

b)     Realizar presentaciones de libros de su catálogo u otras actividades en el Programa General de la FILH. Para ello deberá cumplir con lo establecido en el punto 1.1 de estas Normas de Participación.

c)      Participar en el Programa Profesional en calidad de oyente o conferencista, previa solicitud a la coordinadora del Salón Profesional (Teléfonos: (53) 7830 9608 /7832 95 26 ext. 105 y 110, email: agencialit@ccl.cult.cu ). En caso de proponer la realización de una conferencia o taller, deberá recibir una confirmación. La Solicitud de participación en el Salón Profesional del Libro (Ver ANEXO 6) la podrá descargar desde el sitio web www.filhcuba.cu .

3. Exposición, presentación, comercialización y promoción de libros y revistas en la FILH

a)           Las publicaciones llamadas “saldos” deberán tener la calidad literaria y la presencia adecuadas para su comercialización.

b)           Las publicaciones deberán exhibir sus respectivos códigos de ISBN o ISSN, según corresponda, así como los precios de estos y sus artículos asociados. De no cumplirse este requisito se procederá con las mercancías de la forma siguiente:

●       Para el Expositor nacional: retiradas del recinto ferial de forma inmediata.

●       Para el Expositor extranjero: retiradas y decomisadas ante la Aduana General de la República para su entrega al Expositor al cierre del evento y reexportación al país de origen.

●       En caso de ser reincidente, será sancionado con la NO participación en ediciones posteriores, y será el Comité Organizador el responsable de dictaminar la durabilidad de la sanción.

c)          Queda prohibida la comercialización de libros y artículos asociados con precios especulativos, dirigidos a denigrar, de forma intencionada o no, la imagen del evento. El Comité Organizador se reserva el derecho de cerrar el stand y no reembolsar el pago ejecutado por el arrendamiento del espacio y servicios conexos. En el caso los de Expositores extranjeros, se aplicará la no autorización del cambio de moneda y repatriación del dinero resultado de las ventas.

d)          La proporción que se autoriza para la comercialización de productos que no sean libros será de 5 % con respecto al total de la mercancía declarada en el Anexo 11. En el caso de los Expositores extranjeros también tiene que coincidir con la factura que se presenta a la Aduana.

e)          Solo se podrán comercializar productos que no sean libros si están comprendidos dentro de la gama de materiales escolares y artículos de oficina que se relacionan a continuación: agendas, libretas, carpetas plásticas o de cartulina, files, lápices de escribir y colorear, bolígrafos, plumones, gomas de borrar y pegar, sacapuntas escolares plásticos de pequeño formato, presilladoras, portaminas, minas, temperas, pinceles, presillas (de cualquier tipo), organizadores de buró, tijeras, reglas, cartabones, semicírculos, compases, crayolas, bloc de notas, cartucheras escolares, resaltadores, correctores de oficina, memos, calculadoras, mapamundis. En el caso de las agendas, marcadores y rompecabezas podrán ser comercializados siempre que sus cubiertas y páginas interiores reproduzcan imágenes de escritores, cubiertas de libros o personajes de la literatura nacional y/o extranjera.

Es necesario tener en cuenta que estos productos no deben mostrar imágenes publicitarias. Deben, además, ser presentados previamente para su aprobación por el Comité Organizador. La presentación de las muestras puede ser a través de catálogo digital a feria@ccl.cult.cu ; si se trata de un impreso o muestra física, debe ser enviada por correo postal a las oficinas de la Cámara Cubana del Libro, sita en calle 15, entre B y C, No. 602, Vedado, Plaza de la Revolución, La Habana.

f)     En el caso de los artículos tecnológicos, estos se comercializarán libres de contenido y solamente se autorizará la venta a los Expositores autorizados por el Comité Organizador. Solo se comercializarán los siguientes productos: Tablets (con sus accesorios), E-readers (con sus accesorios), Phablets (con sus accesorios), Memorias flash (USB), Memorias MicroSD y Discos externos

4.              El Comité Organizador no se responsabiliza con las mercancías que no están autorizadas ni con las que no se declaran en Aduana. 

5.              Los artículos que sean aprobados como parte de la promoción del evento solo podrán ser comercializados por los patrocinadores con los logos del evento.

6.             El Expositor, una vez confirmada su participación, está en la obligación de enviar la factura, la cual debe coincidir con los productos previamente aprobados por el Comité Organizador y relacionados en los ANEXOS 4 y 12.

7.             Con el fin de evitar el efecto colonizador de símbolos promovidos por las grandes transnacionales de la comunicación, la literatura infantil y juvenil que se exhiba o comercialice, debe ser variada, y su contenido estará dirigido a incentivar la sensibilidad de los niños a partir de historias e imágenes autóctonas de las diferentes culturas, al tiempo que promueva valores universales. Pueden ser ediciones nacionales de literatura universal.

8.             Con la finalidad de mantener el prestigio alcanzado por las ediciones precedentes de la Feria, en el caso de la literatura para adultos los títulos que se exhiban deben promover los valores expuestos en acápites anteriores, es decir, deben ser obras de alto nivel cultural y literario. En este sentido, el Comité Organizador se reserva el derecho de retirar del evento aquellas publicaciones ajenas al espíritu con que este se organiza.

9.             La mercancía enviada a la FILH que no cumpla con los requisitos expuestos en el acápite 3 y sus correspondientes incisos será retenida y decomisada por la Aduana General de la República.

10.             Como regla no se aceptará el alquiler de nuevos espacios una vez comenzada la FILH.

11.             Ningún Expositor podrá vender o subarrendar un stand o parte de este.

12.             El Comité Organizador tiene el derecho de aceptación o no del solicitante y de retirar de la FILH a cualquier Expositor, representante legal o responsable de stand que realice acciones que dañen la integridad del evento, quebranten su armonía o alteren las actividades del resto de los Expositores (ver artículos 9.5, 9.6 y 9.7). El Expositor que incurra en estos actos será inmediatamente retirado del recinto ferial, sin derecho a reembolsar el costo de participación y se le prohibirá participar en las ferias sucesivas, hasta nuevas consideraciones del Comité Organizador (ver ANEXO 8 ).

13. Contratación

13.1. Evaluada y aprobada la Solicitud de Participación, se procederá a la reservación del espacio interesado hasta la concertación del contrato.

13.2. La Cámara Cubana del Libro emitirá a los Expositores el Contrato de arrendamiento de espacio y servicios conexos. Ellos estarán distribuidos en seis (6) grupos:

●       Patrocinadores del evento.

●       Colaboradores del evento.

●       Contratantes por intercambio o canje de espacios.

●       Editoriales.

●       Libreros. Para los acreditados en Gremios y Cámaras que realizan esta actividad de forma exclusiva, previa presentación de la documentación que los ampara legalmente, además de la relación mostrada en factura, se aplicará una bonificación del 10% del costo de arrendamiento.

●       Otros (contratación común de Expositor).

13.3. Hasta el 30 de noviembre de 2023 se procederá a la concertación de los contratos firmados y acuñados en cada una de sus hojas, los cuales posteriormente serán entregados sin modificación alguna a la Cámara Cubana del Libro. Estos documentos podrán ser escaneados y enviados mediante correo electrónico.

13.4. La firma del contrato implica el reconocimiento y aceptación del espacio y todos los servicios conexos contratados, así como las Normas de Participación.

13.5. Para todos los casos de contratación serán generadas facturas que deberán ser liquidadas en su totalidad antes del 15 de diciembre de 2023, fecha en la que se prevé el inicio del proceso de montaje.

14. Distribución y adjudicación de espacios

a)          La responsabilidad de distribuir y adjudicar los espacios en el recinto ferial corresponde únicamente a la Cámara Cubana del Libro, en representación del Comité Organizador y en correspondencia con los intereses de este órgano en función del estado epidemiológico existente en el país, la propuesta de proyectos especiales, libros y artículos asociados para exhibir o comercializar, la conducta mantenida por el Expositor en ediciones anteriores, años de participación, metrajes solicitados, y, principalmente, el pronto pago.

b)          Los stands serán otorgados en función de la contratación, el consiguiente pago y el abono del 100% de los adeudos, lo cual permitirá un orden de prelación a los patrocinadores.

c)          Para el otorgamiento de espacios se tendrá en cuenta la solicitud presentada. En el caso de no lograr la adjudicación por existir una reserva anterior, se le asignará al solicitante otra ubicación. Su aceptación o denegación debe ser comunicada de forma escrita a través de las vías habilitadas para ello.

15. Modificación y suspensión de la ubicación de espacios

a)   En virtud de causas excepcionales, el Comité Organizador tiene la facultad de, por similar cuantía de pago, modificar el espacio y ubicación reservada por el Expositor, sin que este pueda exigir reembolso alguno.

b)   Queda expresamente prohibida la permuta, cesión o subarrendamiento a terceros del espacio contratado.

c)    Si por causas de Fuerza Mayor o Caso Fortuito resultara imposible la celebración del evento en la fecha o sedes previstas, el Comité Organizador podrá cambiar las mismas manteniéndose de forma automática la condición pactada con el Expositor a través del contrato firmado. Solo en caso de notificar el Expositor su voluntad de no asistir al evento en su nueva fecha y/o espacio, el Comité Organizador restituirá el 85% de lo abonado sin que el Expositor tenga derecho a indemnizaciones, y el Suplemento al contrato quedará inmediatamente terminado entre ambas partes a partir de la fecha de notificación por el Expositor.

16.         Modificación de la superficie

a)           Para alcanzar una reducción o ampliación del espacio contratado una vez firmado el Suplemento al contrato, el Expositor deberá realizar la solicitud (ANEXO 1 ) mediante documento escrito firmado y acuñado por su representante legal.

b)           Para obtener una ampliación, el Comité Organizador atenderá su solicitud siempre que exista disponibilidad real de espacios. En el caso contrario, la contratación realizada anteriormente permanecerá inalterable.

17.         Modalidad de espacios que pueden contratarse:

a)            Stands modulares con dimensiones de: 6 m², 8 m², 10 m², 12 m², 14 m², 16 m², 18 m², 25 m², bóvedas completas. En todos los casos se debe mantener un ancho de 2 m.

b)           Espacios sin montar bajo techo con dimensiones similares al numeral anterior.

c)            Espacios al aire libre con carpas serán asignados según la disponibilidad.

d)           Los espacios al aire libre sin montar, con dimensiones similares al inciso a serán asignados según la disponibilidad.

18. Precios, condiciones y forma de pago

18.1            La tarifa de arrendamiento para Expositores Extranjeros por m² será:

a)            El pago se realizará por transferencia bancaria, haciendo uso de las pasarelas de pago aprobadas para el evento: Prelasa y Soy Cubano, en la moneda internacional acordada o especificada en el contrato, al cambio oficial de la tasa del día en que se realice la transacción. Los gastos financieros serán asumidos por el Expositor. En cada caso es necesario especificar el servicio para el cual se realiza el pago.

b)            Los expositores que realicen el pago por transferencia bancaria también podrán utilizar las cuentas bancarias de Bancos corresponsales en el exterior que hacen función de intermediarios y que se detallan a continuación:

c)             

d)            Una vez realizada la operación de transferencia, por cualquiera de las vías sugeridas, enviarán el comprobante de pago al Grupo de Feria.

e)           El pago dentro del territorio nacional será aprobado solamente de manera expresa y excepcional por el Comité Organizador.

f)             No será aceptado el pago en efectivo.

18.2 La tarifa de arrendamiento para Expositores nacionales por m² será:

a)           Para todos los espacios que pueden contratarse: 1900.00 CUP por m². Esta tarifa solo será modificada en casos excepcionales y previa autorización del Comité Organizador.

b)        El pago se realizará mediante transferencia bancaria, cheque nominativo o certificado.

c)            No será aceptado el pago en efectivo.

d)           Los servicios conexos y/o medios adicionales solicitados se contratarán de forma independiente y según la disponibilidad existente, estos serán entregados previo pago efectuado en el Centro de Atención a     Expositores de la FILH. Información de precios (ANEXO 5 ).

e)           Útiles cubiertos por el precio del arrendamiento del espacio:

f)             Servicios que incluye el valor del arrendamiento del espacio:

●       Credenciales de Expositor.

●       Limpieza fuera del área del stand.

●       Vigilancia fuera de horario de exhibición.

●       Iluminación general.

●       Rótulo de la entidad (hasta 20 caracteres).

●       Inclusión en el Catálogo de Expositores.

●       Invitación al coctel de bienvenida.

19. Funcionamiento de los estands

19.1            El Expositor que desee arrendar solo el espacio (stand sin montar), deberá enviar antes del 15 de diciembre de 2023 el proyecto de diseño espacial del stand. La altura para el diseño frontal no debe rebasar los 2.80 m.

19.2            Los elementos (paneles, frontis, travesaños, columnas) utilizados en el    montaje obedecen al diseño de un módulo estándar. El costo de la utilización de elementos adicionales que no se ajusten al montaje habitual de la FILH corre por cuenta del Expositor (ANEXO 5 ).

19.3            Los Expositores extranjeros que soliciten credenciales para profesionales o Expositores, abonarán la tarifa de pago correspondiente, según el procedimiento establecido en estas Normas (ANEXOS 2 y 3 ).

19.4            La(s) forma(s) de comercialización que adopte dentro del área interior del stand, así como sus consecuencias, serán responsabilidad exclusiva del Expositor. En ningún caso se admitirá la contravención de disposiciones vigentes en el país.

19.5            El recinto ferial es Patrimonio de la Humanidad, por lo que está prohibido             sujetar o pegar cualquier material en el piso, paredes, columnas, rejas, puertas y ventanas. Los perjuicios causados por decisiones inconsultas deberán ser resarcidos por el Expositor de acuerdo con el reglamento establecido por el recinto ferial.

19.6            El Comité Organizador se reserva el derecho de retirar cualquier elemento decorativo o promocional que considere no ajustado a las Normas de Participación.

19.7            No se admitirán los sonidos que provoquen incomodidad a otros Expositores, participantes y público en general, como: música alta, gritos de pregón agresivo de los productos en venta y otros similares. Estos constituyen algunos de los requisitos que se tendrán en cuenta para mantener la armonía y la sinergia esperadas en las áreas expositivas y comerciales de la FILH. En caso de queja recurrente, el Comité Organizador notificará de su falta al incumplidor, para el cese inmediato de la actividad que dio motivo a la violación. Si aún después de ser notificado, el Expositor persiste en la realización de las actividades que dieron origen a las quejas, los organizadores del evento retirarán el equipo y/o medio de audio o expulsará del stand al implicado, sin derecho a reclamación por parte del Expositor.

19.8            Los stands que no hayan sido ocupados antes de las 18:00 horas del día           previo al inicio del evento, a menos que se haya notificado con antelación la llegada del Expositor en fecha próxima, se considerarán vacantes y podrán ser reasignados a consideración del Comité Organizador. Este Comité no se responsabiliza con la asignación de un nuevo espacio al Expositor ausente, ni con los gastos de importación. El costo de arrendamiento del stand no será devuelto.

19.9            En el caso de que el Expositor arribe al recinto ferial en fecha posterior al comienzo del evento, se le cobrará el total del costo del stand, independientemente de los días que ocupe el mismo.

19.10         El área expositiva permanecerá abierta en el horario de 10:00 a 18:00 horas de lunes a viernes. Los sábados y domingos comenzará desde las 9:00 hasta las 18:00 horas. Los Expositores garantizarán su presencia una (1) hora antes de la apertura de la FILH. Una vez abierto el recinto ferial, la custodia del espacio arrendado será responsabilidad del Expositor. Los representantes serán responsables de garantizar la funcionalidad del stand durante todo el evento y deberán estar presentes mientras el stand se encuentre abierto.

19.11         Es de carácter obligatorio la entrega del modelo de reporte de ventas       diarias, cuyos datos tienen que estar consignados y firmados correctamente. Es un compromiso de cada responsable y/o representante legal de stand respaldar la veracidad de la información reflejada en este documento. El Comité Organizador no se responsabiliza con cualquier inconveniente que pueda surgir por causa del Expositor.

19.12         Se prohíbe a todo Expositor realizar modificaciones no autorizadas por el Comité Organizador en sus stands, así como la utilización de áreas que no correspondan al espacio contratado, como pasillos, áreas colindantes o accesos para la actividad promocional y/o comercial, salvo autorización del Comité Organizador.

19.13         La decoración y mobiliario de los stands aportados por el Expositor deberán ser colocados de forma tal que no obstruyan la ambientación general, no obstaculicen las áreas de paso y no invadan los stands contiguos. En caso de incumplimiento, el Comité Organizador podrá realizar las adecuaciones necesarias aún sin el consentimiento del Expositor, donde todos los gastos generados por dichos movimientos correrán a cargo del último mencionado.

19.14         El ingreso al recinto ferial para los Expositores y su personal será por el lugar de acceso designado por los organizadores del evento, y será   estrictamente obligatorio portar la credencial adquirida, documentación que es personal e intransferible.

19.15         Durante el desarrollo del evento se prohíbe a los Expositores y al personal que labore directa o indirectamente con ellos, introducir e ingerir dentro del stand bebidas alcohólicas. Igualmente, les queda prohibido presentarse en estado de embriaguez o consumir cualquier otra sustancia que altere sus facultades físicas y mentales.

20. Montaje y desmontaje

20.1            Para el montaje y el acarreo de útiles y mercancías en el recinto ferial      el Expositor podrá disponer de los siete días anteriores al inicio del evento, período en que recibirá, mediante el Acta de entrega-recepción, el mobiliario y los accesorios que previamente solicitó al Comité Organizador.

20.2            El desmontaje se iniciará el día posterior al cierre del evento y tendrá una duración de 72 horas, contadas a partir de las 08.00 de ese día, con término a las 17:00 horas del tercer día de concluido el evento. Este es el período para la extracción de las pertenencias del Expositor, previa autorización documental del coordinador del pabellón en la que constará, además, la entrega de los medios facilitados por el Comité Organizador. En cuanto a los medios extra contratados en el almacén de montaje, serán devueltos por el responsable del stand, una vez concluido el evento, en el lugar de origen.

20.3            Ningún Expositor podrá realizar el desmontaje del stand antes de la fecha prevista. Si infringe esta cláusula, el Comité Organizador suspenderá la participación del incumplidor en ediciones posteriores.

20.4            Al terminar el desmontaje, el Expositor está obligado a realizar la entrega del stand y de los medios contratados en perfecto estado al personal designado por la Cámara Cubana del Libro. El Expositor será considerado como responsable de cualquier daño o pérdida que sufran los stands y medios, asumiendo el pago de su valor antes de retirarse del recinto ferial.

20.5            Los medios serán entregados en el almacén de montaje mediante un Acta de entrega y devolución de medios contratados a los espacios arrendados, y cuya responsabilidad recae en el Expositor (ANEXO 10).

20.6            Queda prohibido a los Expositores realizar actividades de montaje y desmontaje durante los días del evento sin previa autorización del Comité Organizador.

20.7            Es obligación de cada Expositor elaborar un inventario del mobiliario y los accesorios que introduzca en el recinto ferial para uso exclusivo del stand.      Inventario que a su llegada será entregado al responsable del área o pabellón. El inventario tiene que ser firmado por ambas partes, con el fin de dejar constancia a todos los efectos legales. El documento será actualizado cada vez que se introduzcan bienes adicionales.

20.8            Los materiales de embalaje o aquellos que son utilizados para el montaje           del stand, señalización, publicidad y otros similares en la decoración, tendrán que ser ubicados por el Expositor en los lugares dispuestos para estos fines por el Comité Organizador.

21. Acreditación

21.1            El proceso de acreditación será obligatorio para toda persona que            directamente labore en el evento, y solo estará exento de pago aquel que sea autorizado por el Comité Organizador.

21.2            El Comité Organizador se reserva el derecho de asignar las categorías de las credenciales en función de la actividad que corresponda y declare cada solicitante. Dicha asignación es irrevocable.

21.3            Precio de Credencial

a)     La adquisición de las credenciales para los profesionales y aseguradores, sean personas jurídicas o naturales, solo será posible mediante contrato o suplemento (según relación anterior), previamente firmado con la Cámara Cubana del Libro. El pago de las credenciales se efectúa necesariamente antes del comienzo del evento a través de transferencia bancaria o cheque nominativo.

b)        En los casos que resulte necesario adquirir nuevas credenciales una vez inaugurado el evento, el interesado presentará su solicitud para proceder con igual forma de pago.

c)      Ejecutado el pago de las credenciales, estas podrán ser recogidas entre el 10 y 30 de enero de 2024, en el horario comprendido de 14:00 a 17:00 horas, en la sede de la Cámara Cubana del Libro. A partir del 5 de febrero de 2024 los Expositores, profesionales y aseguradores podrán adquirir las credenciales directamente en el Centro de Atención a Expositores, durante el horario establecido en el recinto ferial. La entrega solo se hará al representante legal y/o responsable del stand. De no ser posible, se deberá presentar una autorización de recogida firmada por el representante legal.

22. Atención a expositores

22.1        La FILH contará con un Centro de Atención a Expositores que funcionará            a partir del lunes 5 de febrero de 2024, a las 10:00 horas en el recinto ferial de la Fortaleza San Carlos de La Cabaña. Este centro brindará servicios a Expositores, profesionales, invitados y aseguradores, y estará relacionado con la información, acreditación, contratación, cobros, almacenaje y arrendamiento de medios.

22.2        El recibimiento oficial a los Expositores se realizará el martes 7 de febrero de 2024, a las 17:00 horas.

23. Proceso de cancelación

La cancelación de su stand motivará el reembolso de los anticipos efectuados para su participación de acuerdo con las fechas que se indican. Los gastos financieros derivados de esta transacción corren a cuenta del Expositor:

24. Procedimiento para el pago y la extracción del efectivo resultado de las ventas

24.1            Cada Expositor dispondrá de hasta 72 horas posteriores a la culminación del evento para presentar una solicitud por escrito a la Cámara Cubana del Libro, en la cual exponga su interés en recibir la autorización para el cambio de moneda y, consecuentemente, la solicitud de extracción del efectivo ante el Banco Central de Cuba, según lo dispuesto en el procedimiento emitido por esta Entidad.

24.2         Es necesario mostrar evidencia de la no existencia de adeudos para con los servicios recibidos durante el evento.

24.3         El documento que autoriza al Expositor a realizar la extracción del efectivo hacia su país de origen será entregado previa constancia de pago y devolución de los útiles y el stand arrendados en el Centro de Atención a Expositores.

24.4        El Comité Organizador realizará los trámites con las entidades requeridas para la extracción del dinero, y no será responsable de los límites autorizados para cambiar porque estos estarán en dependencia de la disponibilidad financiera del Banco Central de Cuba. Del mismo modo, el tiempo de gestión para hacer efectivas las operaciones bancarias dependerá de esta entidad.

25. Participación en la Feria Internacional de las provincias

25.1      El Expositor formalizará su interés mediante el envío de la Solicitud de Participación (ANEXO 12 ).

25.2        El Comité Organizador se reserva el derecho de aprobar la participación, teniendo en cuenta:

●     Solicitudes presentadas.

●    Conducta participativa en eventos anteriores y en la 32^da Feria Internacional del        Libro de La Habana.

●    Intereses del Comité Organizador de cada provincia.

25.3 Tendrán prioridad en el proceso de selección los patrocinadores y colaboradores del evento, pero solo si se garantiza su presencia. El resto corresponde al Comité Organizador de cada evento provincial.

25.4       Resulta obligatoria una importación de mercancía para cada provincia en la que será autorizado a participar el Expositor, cumpliendo con las especificaciones establecidas en este documento para el evento de La Habana. Para ello tendrá que enviar la factura correspondiente.

25.5     El Expositor recibirá una sola autorización para realizar el cambio de moneda y los límites dependerán de la cantidad autorizada, porque estos estarán en dependencia de la disponibilidad financiera del Banco Central de Cuba. Del mismo modo, el tiempo de gestión para hacer efectivas las operaciones bancarias obedecerá a esta entidad.

25.6   Cada provincia contratará y cobrará de forma independiente el stand o espacio y otros servicios que le otorgarán a los Expositores.

26. Código de vestimenta

26.1      El personal presente dentro del stand debe vestir de forma apropiada. No se utilizarán vestuarios o complementos que puedan ofender al público, Expositores u otros asistentes, ya sean étnicos, religiosos, políticos o sociales.

26.2      Es responsabilidad de los Expositores velar porque todo su personal cumpla con lo establecido en el acápite anterior. En caso de producirse cualquier incumplimiento de esta norma, el personal deberá abandonar el recinto ferial; será inapelable la decisión adoptada por el Comité Organizador.

27. Medidas sanitarias

El Comité Organizador de la Feria Internacional del Libro de la Habana y las autoridades sanitarias del país garantizarán un espacio seguro a todos nuestros visitantes, participantes y Expositores.